Quando um acervo pega fogo: o que o incêndio no Arquivo Geral do TJES revela sobre o risco que toda instituição pública ainda carrega em papel

Em julho de 2026, o Arquivo Geral do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo (TJES), localizado em Serra, foi destruído por um incêndio. Num período de poucas horas, décadas de documentação processual, acervos históricos e registros administrativos foram reduzidos a cinzas. A restauração de fragmentos, quando possível, será lenta, custosa e incompleta. Direitos de cidadãos documentados em processos antigos desapareceram. A memória institucional evaporou.

Para muitas organizações, esse evento é uma notícia distante. Para qualquer gestor público ou diretor de TI responsável por acervos em papel, deveria ser um alarme de incêndio.

Não porque o incêndio é previsível — embora incêndios sejam riscos reais e documentados. Mas porque o incêndio no TJES é o sintoma visível de um problema sistêmico que vai muito além do fogo: a concentração de risco em um suporte obsoleto, a confusão entre backup e preservação, e a crença persistente de que papel é um arquivo seguro quando, na verdade, é uma tábula rasa esperando pelo primeiro sinistro.

Quando auditorias federais questionam a integridade de seus registros, quando cidadãos não conseguem comprovar direitos documentados há décadas, quando pesquisadores precisam abandonar projetos por falta de fontes primárias — nenhum desses problemas começa com um incêndio. Começa com a decisão anterior: a de não digitalizar, não certificar, não garantir redundância.

O incêndio no TJES não criou o risco. Apenas o materializou.

Considere o que desapareceu:

• Provas processuais que suportavam direitos civis, trabalhistas e administrativos de cidadãos
• Registros administrativos necessários para auditorias de conformidade (inclusive LGPD, quando aplicável)
• Memória institucional que orientava práticas internas e decisões futuras
• Documentação histórica de valor para pesquisa, jurisprudência e patrimônio público
• Cadeia de custódia comprometida no momento em que o arquivo virou fumaça

Cada um desses elementos tem custo regulatório, legal e reputacional. E nenhum pode ser recuperado por backup tradicional — porque backup é cópia de dados; preservação digital é garantia de autenticidade, integridade e acessibilidade perpétua.

Se você trabalha em um órgão público federal, estatal ou grande empresa com acervos legados, a pergunta não é se seu arquivo tem risco físico. É quantos riscos estão operando em paralelo agora:

1. Risco de sinistro físico — incêndio, inundação, colapso estrutural, sabotagem, negligência. O TJES provou que nenhuma instituição está imune.

2. Risco regulatório — LGPD exige que você saiba onde seus dados sensíveis estão, quem os acessa e como são protegidos. Um acervo em papel em uma sala sem controle de acesso falha automaticamente nesse teste.

3. Risco de auditoria e compliance — órgãos federais enfrentam auditorias cada vez mais rigorosas sobre governança documental. Acervos vulneráveis resultam em achados críticos, bloqueio de recursos ou intervenção.

4. Risco de obsolescência — papel é um suporte que envelhece, deteriora e desaparece. Não é questão de se, mas de quando. Já microfilme degrada. JPEG de 2005 pode não abrir em 2035. Preservação digital certificada — seguindo padrões como OAIS e RDC-Arq — é a única resposta técnica para longevidade.

5. Risco de direito do cidadão — quando um acervo desaparece, cidadãos perdem prova de direitos conquistados, documentação de pensões, registros históricos. É uma perda de soberania informacional.

O incêndio do TJES materializou o risco #1. Mas os riscos #2 a #5 estão operando em silêncio em praticamente toda instituição pública brasileira com acervos legados.

Muitas instituições dormem tranquilas achando que um HD externo em um armário, ou um backup em nuvem contratado de um terceiro, é preservação digital. Não é. Essa confusão — pequena, mas crítica — é a razão pela qual tantas organizações estão vulneráveis mesmo tendo feito alguma digitalização.

Backup é cópia de dados em um ponto no tempo. Protege você contra perda de acesso, sim. Mas não garante:

• Que o arquivo digital será legível em 20 anos
• Que a cadeia de custódia permanece intacta
• Que há prova criptográfica de autenticidade
• Que múltiplas cópias estão geograficamente dispersas
• Que há auditoria de acesso e rastreabilidade

Preservação digital certificada — seguindo padrões como OAIS (Open Archival Information System) e RDC-Arq (Resolução do Conselho Nacional de Arquivos) — garante tudo isso. Combina:

• Redundância geográfica: múltiplas cópias em locais diferentes
• Certificação digital com ICP-Brasil: cadeia de custódia criptográfica comprovável
• Migração planejada de formatos: garante que TIFF, PDF ou JPEG de 2026 serão acessíveis em 2055
• Metadados estruturados: contexto, descrição e auditoria de cada documento
• Verificação periódica de integridade: hashing e validação contínua de autenticidade

Quando um acervo desaparece — seja por incêndio como no TJES ou por qualquer outro motivo — um backup tradicional é inútil se ele também estava no mesmo prédio, na mesma região ou sob custódia do mesmo gestor. Preservação digital certificada distribui risco e garante sobrevivência institucional.

A resposta não é simplesmente comprar um serviço de preservação digital. É estruturar governança documental como função crítica de negócio.

Passo 1: Diagnóstico honesto do acervo

Identifique o que você tem. Onde está armazenado. Qual é o risco real de cada acervo. Papel tem validade legal por quanto tempo? Onde estão os digitalizados? Eles têm certificação? Há redundância? A maioria das instituições não consegue responder essas perguntas rapidamente — e isso é o primeiro sinal de vulnerabilidade.

Passo 2: Classificação por relevância e risco

Não tudo precisa de preservação digital certificada ao mesmo tempo. Comece pelos acervos de maior valor: processos ativos, registros de direitos, documentação regulatória, patrimônio histórico. Faça a curva de impacto: qual desaparecimento causaria mais dano?

Passo 3: Digitalização com certificação

Não é escanear e jogar em um servidor. É capturar, validar, metadadar e certificar. Com ICP-Brasil. Com redundância geográfica. Com auditoria de acesso. Com plano de migração de formatos embutido.

Passo 4: Soberania digital

Se seus dados estão em nuvem internacional ou custódia de terceiros sem transparência, você perdeu controle. Preservação digital soberana — em infraestrutura nacional, com gestão certificada, transparência auditável — é diferencial estratégico para setor público.

Passo 5: Integração com IA para extração de valor

Uma vez que você tem acervo digitalizado e certificado, pode aproveitar IA para extrair inteligência: indexação automática, anonimização de dados pessoais (cumprimento LGPD), busca semântica, detecção de padrões. Mas isso só é possível depois que o acervo está seguro e acessível.

Eventos como o incêndio no Arquivo Geral do TJES abrem janelas políticas. Diretores de TI que agora levantam a mão e propõem diagnóstico de risco documental conseguem orçamento. Gestores que apresentam o custo da inação (auditoria crítica, bloqueio de recursos, perda de direitos do cidadão) conseguem aprovação executiva.

Mas essa janela fecha rápido. Depois que passa a notícia, volta a inércia.

O que está em jogo é simples:

• Memória institucional: sua instituição consegue justificar suas decisões passadas? Consegue aprender com o histórico?
• Soberania digital: quem controla seus dados? Você ou um terceiro?
• Conformidade regulatória: você sobrevive a uma auditoria federal sobre governança documental?
• Direito do cidadão: quando alguém precisa provar um direito documentado há 10 anos, você consegue entregar?
• Continuidade operacional: seu acervo crítico sobreviveria a um sinistro?

O papel não responde a nenhuma dessas perguntas de forma robusta. Preservação digital certificada, em infraestrutura soberana, com redundância e auditoria, sim.

O TJES não escolheu queimar seu arquivo. Ninguém escolhe. Mas toda instituição escolhe se vai reduzir o risco antes, ou esperar o próximo incêndio.

Se você trabalha em órgão público ou grande empresa com acervos legados, a pergunta que sua liderança deveria estar fazendo agora é:

"Se nosso acervo crítico desaparecesse amanhã, o que perderíamos permanentemente? E quanto nos custaria recuperar (ou não conseguir recuperar)?"

Na maioria dos casos, a resposta é: mais do que custa prevenir.

Preservação digital não é modernização pelo modernismo. É gestão inteligente de risco. É soberania. É continuidade. É direito do cidadão. É memória institucional.

E já existe padrão técnico comprovado para fazer isso: OAIS, RDC-Arq, ICP-Brasil, infraestrutura soberana. Falta apenas decisão.