RDC-Arq: Problema da TI ou do Arquivo? A Disputa de Responsabilidade que Está Atrasando a Preservação Digital

Há um problema silencioso nas instituições públicas brasileiras que nenhum orçamento extra consegue resolver. Não é falta de tecnologia, não é falta de recursos — é a falta de alguém responsável. E essa ausência está sabotando a implementação do RDC-Arq antes mesmo de qualquer linha de código rodar.

Quando um órgão público inicia o processo de adequação ao RDC-Arq, emerge um padrão previsível e destrutivo: a TI diz que documento é problema do arquivo, o arquivo diz que infraestrutura e segurança são problema da TI, e no meio dessa disputa, milhões de registros institucionais ficam em risco.

Ninguém está errado. Mas ninguém está responsável.

A governança documental não é — nunca foi — uma decisão puramente técnica. Também não é apenas um problema de curadoria ou preservação. É um problema de governança, e governança exige um responsável clara, visível e com autoridade suficiente para tomar decisões que afetam toda a organização.

A ausência disso não é um detalhe administrativo. É a razão pela qual inúmeras instituições públicas continuam com acervos espalhados em silos incompatíveis, backups confundidos com preservação digital, e dados críticos vulneráveis — não por falta de regulação (a LGPD já está aí), mas por falta de propriedade clara.

A estrutura tradicional de TI em órgãos públicos foi construída para manter infraestrutura, garantir uptime e gerenciar acessos. O arquivo, historicamente, era um espaço físico — bibliotecas, prateleiras, catálogos — longe dos holofotes da tecnologia.

Quando a transformação digital toca à porta, essas duas áreas não têm linguagem comum nem objetivos alinhados:

• TI vê o desafio como infraestrutura: servidores, backup, segurança de rede, redundância, conformidade LGPD.
• Arquivo vê o desafio como cura do acervo: seleção, descrição, preservação a longo prazo, acesso contextualizado, memória institucional.

Ambas estão certas. E é exatamente por isso que a paralisia acontece. Nenhuma área tem autoridade sobre a outra, e nenhuma está pronta para comandar um projeto que cruza suas fronteiras.

Enquanto essa discussão acontece nos corredores, o risco se acumula:

• Vulnerabilidade regulatória: a LGPD exige que dados pessoais sejam tratados com segurança e propósito claro. Sem propriedade definida, ninguém está auditando conformidade de verdade.
• Obsolescência acelerada: formatos de arquivo envelhecem. Sem um responsável monitorando obsolescência tecnológica, documentos se tornam inacessíveis em meia década.
• Memória institucional fragmentada: quando ninguém é responsável por curar, descrever e preservar, o conhecimento institucional vira cacos espalhados por servidores desconectados.
• Backup não é preservação: TI faz backup por necessidade operacional. Arquivo precisa de estratégia de preservação a décadas. Confundir as duas é garantir que, em 15 anos, os dados ainda existam — mas ninguém saiba o que fazer com eles.

O RDC-Arq (Repositório Digital Certificado - Arquivos) é uma excelente provocação regulatória. Ele força as instituições a responder: onde estão seus documentos permanentes? Como garantem que sobreviverão? Mas ele não resolve o problema de governança que permite esse caos existir em primeiro lugar.

Inúmeros órgãos públicos estão descobrindo agora que não sabem responder. E a razão não é técnica.

É porque ninguém teve que responder até hoje. TI cuidava do servidor. Arquivo cuidava do catálogo. Ninguém precisava falar com ninguém. A transformação digital tornou esse isolamento insustentável — mas não tornou a conversação automática.

Sem um responsável definido, o RDC-Arq vira mais uma exigência flutuante, mais um projeto que fica "em planejamento", mais um risco que a auditoria interna anota e que ninguém resolve.

Implementar RDC-Arq com sucesso exige algo que não cabe em um RFP (Request for Proposal): um responsável executivo pelo acervo digital da instituição. Alguém que:

1. Tenha autoridade suficiente para alinhar TI, arquivo e outras áreas que lidam com documentos (legal, compliance, comunicação)
2. Compreenda tanto tecnologia quanto preservação, não apenas uma ou outra
3. Tenha métricas claras de sucesso — não é "implementar um repositório", é "garantir que documentos permanentes sejam acessíveis e autênticos em 30 anos"
4. Faça decisões visíveis, em vez de deixar que cada área trabalhe em paralelo

Essa pessoa não precisa ser um arquivista ou um CTO. Precisa ser um gestor de risco institucional que entenda que memória institucional é ativo estratégico, não overhead de TI.

E — fato provocador — poucas instituições públicas têm essa função definida. A maioria trata governança documental como um projeto, não como uma responsabilidade permanente.

Os órgãos públicos que estão agora resolvendo essa questão de governança — que estão nomeando um responsável, que estão alinhando TI e arquivo antes de escolher uma solução tecnológica — têm uma vantagem real: não estão correndo atrás de crises documentais enquanto tentam implementar RDC-Arq.

Os que deixarem a paralisia continuar vão enfrentar uma situação mais cara e mais complexa em 2-3 anos: terão acervos ainda mais fragmentados, reguladores mais exigentes, e uma transformação digital que deveria ter começado em 2023 agora começa em 2026, com débito técnico acumulado.

A questão real não é qual tecnologia escolher. É quem vai ser responsável por tomar essa escolha — e por garantir que, qualquer que seja a solução, ela sirva ao propósito estratégico de preservação digital da instituição.

Se você é um tomador de decisão sênior em um órgão público ou empresa grande enfrentando essa pressão:

• Mapeie quem está envolvido: TI, arquivo, legal, compliance, comunicação. Todos têm pele no jogo.
• Defina responsabilidade clara: não é um comitê, é uma pessoa. Alguém que responde pelo sucesso.
• Alinhe objetivos antes de escolher ferramentas: "implementar RDC-Arq" não é um objetivo. "Garantir que documentos permanentes sejam acessíveis e certificados por 30 anos com segurança LGPD" é.
• Considere infraestrutura soberana: em um repositório digital certificado, a localidade dos dados, o controle da plataforma e a independência tecnológica importam mais do que a maioria das instituições públicas percebe hoje.

A transformação digital do seu acervo não falha por falta de orçamento ou de tecnologia. Falha quando ninguém está responsável por garantir que ela aconteça.

O RDC-Arq expõe essa fraqueza. A pergunta agora é: você vai esperar a auditoria interna apontar o risco, ou você vai resolver isso enquanto ainda há tempo?